Podczas pracy często menadżerowie pytają mnie, jak rozmawiać ze swoim szefem. Wiem, że spotkanie z przełożonym w celu omówienia wyników pracy bywa dla wielu pracowników stresujące, szczególnie gdy nasze osiągnięcia nie są na oczekiwanym poziomie. Jednak nawet w takiej sytuacji rozmowa może przynieść pozytywne rezultaty, jeśli podejdziemy do niej z odpowiednim nastawieniem i przygotowaniem.
Przede wszystkim dokładnie przeanalizuj przyczyny spadku Twoich wyników i przygotuj konkretne dane oraz informacje, które potwierdzą te przyczyny. Przygotuj propozycje działań naprawczych, które mogą pomóc poprawić sytuację w przyszłości. Ważne jest również przygotowanie się na ewentualne pytania i argumenty szefa, dlatego warto przewidzieć możliwe obiekcje.
Emocje podczas rozmowy
Przed spotkaniem naturalne jest odczuwanie stresu, niepewności, a czasem nawet lęku. Myśli o konsekwencjach słabych wyników mogą dominować nasz umysł. Ważne jest jednak, aby spróbować zachować spokój i opanowanie. Warto pamiętać, że taka rozmowa to okazja do wyjaśnienia trudności, zrozumienia oczekiwań oraz znalezienia rozwiązań na przyszłość. Przekieruj umysł z problemu na rozwiązania.
Etapy spotkania
Scenariusz rozmowy powinien być starannie przemyślany i zorganizowany. Każda z rozmów — zarówno ta, którą przeprowadzasz z pracownikami, jak i ta z Twoim szefem — składa się z 4 podstawowych elementów:
1. Rozpoczęcie rozmowy
Zwykle szef zaczyna od przedstawienia celu spotkania. Może to być krótkie podsumowanie dotychczasowej współpracy lub wprowadzenie do tematu wyników.
2. Oczekiwania i prezentacja wyników
W korporacjach jest praktykowana samoocena, więc warto o tym wspomnieć i zaprezentować się. Na tym etapie przełożony wskazuje na kluczowe aspekty pracy — zarówno pozytywne, jak i te wymagające poprawy. Może pojawić się analiza konkretnych liczb, projektów czy sytuacji problemowych.
Zanim odniesiesz się do wyników:
- Podkreśl, że wiesz, jaki cel jest do osiągnięcia i co dzięki jego realizacji ma być zrobione.
- Pokaż, że jesteś świadomy problemów.
- Przedstaw konkretne dane i fakty, które potwierdzają spadek wyników oraz wyjaśnij ich przyczyny.
- Ważne jest podkreślenie, że jesteś zaangażowany w poprawę sytuacji i gotowy do współpracy w celu osiągnięcia lepszych rezultatów.
3. Omawianie trudności i poszukiwanie rozwiązań
Wskaż rozwiązania, zanim szef zacznie mówić o trudnościach. Podczas rozmowy zaproponuj konstruktywne rozwiązania i działania, które mogą pomóc poprawić sytuację.
Szefowie potrzebują działania, a nie tłumaczeń. Dlatego:
- Podkreśl, że jesteś zdeterminowany do osiągnięcia sukcesu i gotowy do działania.
- Nie unikaj trudnych tematów ani nie obwiniaj innych za sytuację.
- Skup się na konstruktywnych propozycjach i działaniach.
- Zachowaj profesjonalizm i pozytywne podejście podczas rozmowy.
4. Podsumowanie działań
To moment na podsumowanie kluczowych etapów planu i upewnienie się, że szef go akceptuje.
- Określ moment i kryteria pomiaru rezultatów.
- Umów się na kolejne podsumowanie, aby monitorować postępy.
Rady, jak przeprowadzić rozmowę z sukcesem
- Przygotuj się do rozmowy: Zastanów się, co mogło wpłynąć na Twoje wyniki. Przygotuj konkretne przykłady sukcesów oraz wyzwań.
- Bądź szczery: Unikaj usprawiedliwień czy zrzucania winy na innych. Skup się na faktach.
- Zaproponuj rozwiązania: Pokaż, że masz pomysł na poprawę sytuacji i jesteś zmotywowany do działania.
- Zachowaj pozytywne nastawienie: Nawet jeśli krytyka jest trudna do przyjęcia, potraktuj ją jako okazję do rozwoju.
Podsumowanie
Rozmowa z szefem o wynikach firmy, zwłaszcza gdy są one niższe niż oczekiwane, wymaga odpowiedniego przygotowania i przemyślanego podejścia. Kluczowe jest:
- Przedstawienie konkretnych danych i faktów,
- Wyjaśnienie przyczyn spadku wyników,
- Zaproponowanie konstruktywnych działań naprawczych.
Ważne jest również zachowanie profesjonalizmu, pozytywnego podejścia i gotowość do współpracy w celu osiągnięcia lepszych rezultatów. Jeśli bierzesz odpowiedzialność za swoje działania, wzmacniasz zaufanie do swoich kompetencji.
Życzę Ci dobrych rozmów! 😊